O que é e como fazer o controle do fluxo de caixa em pequenas empresas

Para que você seja um empreendedor de sucesso é preciso muita garra, determinação e também estar constantemente atento às ferramentas que podem fazer a diferença no seu negócio. É nesse ponto que entra o controle do fluxo de caixa e tudo que ele pode fazer pelas pequenas empresas.

Neste post você vai compreender o que é e como fazer o controle do fluxo de caixa em pequenas empresas, os cuidados e as vantagens que você tem que observar para ter uma gestão vencedora. Vamos lá?

Entendendo o que é o fluxo de caixa

O fluxo de caixa pode ser definido como uma ferramenta financeira e também gerencial. Do ponto de vista financeiro ela auxilia na organização das finanças da sua pequena empresa, permitindo que seja feito um fluxo organizado de todas as entradas e saídas e que este seja visualizado de forma ordenada e cronológica.

O fluxo de caixa apresenta as disponibilidades da empresa em um determinado período de tempo, ou seja, os valores que ela possui e que estão à sua disposição. Estes valores poderão ser gastos, investidos ou retirados pelos sócios, de acordo com as necessidades que estes tiverem.

Do ponto de vista gerencial o fluxo de caixa pode ajudar no processo de tomada de decisão da empresa, deixando as informações mais completas, objetivas e robustas, o que é essencial para o sucesso destas decisões.

Conhecendo os elementos do fluxo de caixa

O fluxo de caixa, como o próprio nome indica, contabiliza o caixa da sua pequena empresa, mas não é só isso. Além desta conta deverão ser levadas em consideração as contas correntes e também os valores disponíveis em aplicações de curto prazo, estes valores são comumente conhecidos como equivalentes de caixa.

É necessário considerar estas contas no montante do caixa já que, caso uma necessidade inesperada se apresente, estes valores possam ser, facilmente, convertidos em dinheiro e utilizados pela empresa.

Outros dois elementos muito importantes do fluxo de caixa são as entradas e saídas. Por entradas entende-se todo o recebimento que é feito na empresa, sendo a grande maioria proveniente de vendas a prazo, ou seja, de recebimento de clientes.

Porém, a empresa pode ter recebimentos por vendas de imobilizado, negociações de outros ativos e outras atividades. Tais valores, caso passem pelo caixa e seus equivalentes, devem ser devidamente anotados.

No caso das saídas, a relação acontece com os pagamentos. Assim, os salários, contas diversas, fornecedores, impostos, entre outros valores, que forem feitos via caixa e equivalentes, devem ser considerados na elaboração do seu fluxo de caixa e deverão ser confrontados com as entradas do período.

Dentro das pequenas empresas ele possui importância elevada, pois um negócio, quando no início, ainda tem muito o “olho do dono” para que possa crescer com saúde.

Esse olho deve obrigatoriamente passar pelo controle do fluxo de caixa, pois sem dinheiro nenhuma empresa tem continuidade em qualquer mercado consumidor.

Compreendendo como elaborar o controle do fluxo de caixa

Para o início da elaboração do seu controle do fluxo de caixa é preciso definir uma data de corte, ou seja, uma data em que serão coletados os saldos iniciais do caixa e equivalentes.

A partir desta data, todas as quantias relativas a estas contas, as entradas e saídas, devem ser registradas. Outro detalhe importante é o uso de um bom sistema integrado, que auxilie no controle e gestão do fluxo de caixa.

Soluções tecnológicas, além de tornarem o processo muito mais rápido, ainda permitem a padronização e o controle integrado de outras contas, como por exemplo, o estoque, alimentando não só informações relativas ao inventário, mas também relacionando-as com as finanças da empresa.

Para obter o controle do fluxo do caixa de sua pequena empresa e saber quanto ela possui de disponibilidades, será necessário confrontar todas as entradas, saídas e os saldos de caixa e equivalentes de um determinado período. Embora muitas vezes informais, os controles devem existir, garantindo que sua pequena empresa registre todas as entradas e saídas.

Tomando cuidado na hora de elaborar o controle do fluxo de caixa

Para que o controle do fluxo de caixa seja realmente efetivo em sua pequena empresa alguns cuidados são essenciais. Além do uso da tecnologia para a gestão das suas finanças, indica-se que o fluxo de caixa seja feito diariamente. Para que isso ocorra, é necessário inserir a cultura da elaboração na rotina da sua empresa.

Os extratos bancários e de aplicações devem ser retirados e conferidos, recebimentos e pagamentos verificados e todos os cruzamentos de valores deverão ser feitos para a conferência do saldo final, promovendo a confiança e eficácia da ferramenta.

Outro cuidado é o detalhamento e a inclusão de todos os registros no fluxo de caixa. Independente da quantia, todos os valores devem ser contabilizados, e com riqueza de detalhes, para eventuais consultas ou dúvidas no futuro.

Avaliando as vantagens do controle do fluxo de caixa

Para aqueles que ainda estão indecisos sobre as vantagens desta ferramenta, observe as diversas vantagens que ela proporciona.

Com o detalhamento das contas é possível elaborar, por exemplo, relatórios por tipos de gastos, permitindo que o gestor saiba de onde vieram os recursos e como estes foram gastos no decorrer do mês.

Neste contexto, o controle do fluxo de caixa pode ajudar a substituir, diminuir, ou até mesmo, a cortar gastos e melhorar os resultados da sua empresa, tornando-se assim um diferencial em suas finanças, por permitir um planejamento mais eficiente e seguro.

Outra vantagem do fluxo de caixa é a possibilidade de um maior controle dos estoques, evitando perdas e desperdícios, indicando como, quando e quanto comprar, bem como as melhores oportunidades para campanhas promocionais.

Outro ponto de destaque para o fluxo de caixa é a economia com tempo e recursos humanos, já que, a partir do momento que este estiver implementado, o processo passa a ser automatizado, permitindo ganhos em diferentes frentes.

As pequenas empresas também podem se beneficiar do fluxo de caixa, evitando pagamento de multas e juros em duplicatas e nas contas a pagar, além de outros tipos de problemas com impostos, já que o controle do fluxo de caixa ajuda no controle de todas as contas da organização.

Esta ferramenta ainda dá uma visão de futuro, permitindo que a empresa se programe com uma reserva para eventuais tempos difíceis.